La facturation électronique, autrefois considérée comme une simple option, est désormais en passe de devenir une obligation pour les entreprises françaises. En effet, la loi de finances pour 2020 prévoit une généralisation progressive de cette pratique à partir de 2024. Dans cet article, nous vous présenterons le contexte législatif, les échéances à respecter ainsi que les avantages et enjeux liés à ce passage obligé vers la dématérialisation des factures.
Le cadre légal et les échéances à respecter
La loi de finances pour 2020 a instauré un calendrier progressif visant à généraliser l’usage de la facturation électronique pour l’ensemble des entreprises françaises :
- Initialement prévu le 1er juillet 2024, les grandes entreprises (plus de 250 salariés ou plus de 50 millions d’euros de chiffre d’affaires) devront utiliser la facturation électronique pour leurs transactions et avec les autres entreprises (B2B). Selon un communiqué de la DGFiP (Direction générale des finances publiques) en date du 28 juillet 2023, la mise en application du dispositif prévue initialement pour le 1er juillet 2024 a été reportée. Ce report a pour but de donner le délai nécessaire afin d’assurer la réussite de cette réforme importante pour l’économie. La nouvelle date sera fixée lors des travaux d’adoption de la loi de finances pour 2024, avec l’objectif de permettre aux 4 millions d’entreprises touchées de transiter vers la facturation électronique dans les conditions les plus favorables.
- Au 1er janvier 2025, les moyennes entreprises (entre 50 et 250 salariés ou entre 10 et 50 millions d’euros de chiffre d’affaires) devront faire de même.
- Au 1er janvier 2026, les petites entreprises (moins de 50 salariés ou moins de 10 millions d’euros de chiffre d’affaires) devront également se conformer à cette obligation.
Les avantages de la facturation électronique
Le passage à la facturation électronique présente plusieurs avantages pour les entreprises, dont :
- La réduction des coûts : la dématérialisation des factures permet de diminuer les frais liés à l’impression, au stockage et à l’envoi des documents papier. De plus, le traitement automatisé des factures électroniques réduit le temps consacré à leur saisie et leur vérification, ce qui entraîne une baisse des coûts administratifs.
- L’amélioration du suivi et du contrôle : la gestion dématérialisée des factures facilite leur archivage et leur consultation, tout en garantissant une meilleure traçabilité des opérations. Les erreurs sont ainsi moins fréquentes et les risques de fraude diminuent.
- La protection de l’environnement : en limitant l’utilisation du papier et en évitant les déplacements liés à l’envoi des factures, la facturation électronique contribue à réduire l’empreinte écologique des entreprises.
- La simplification des échanges avec l’administration fiscale : la transmission numérique des factures permet une meilleure intégration avec les systèmes d’information de la DGFiP, ce qui facilite les contrôles et les déclarations fiscales.
Les enjeux et défis liés à la transition vers la facturation électronique
Malgré ses atouts, le passage à la facturation électronique représente un défi pour certaines entreprises, notamment en termes d’adaptation technologique et de formation du personnel. Pour réussir cette transition, il est essentiel de :
- Se doter d’un logiciel ou d’une plateforme adaptée : plusieurs solutions existent sur le marché, offrant des fonctionnalités variées en matière de création, d’émission, de réception et d’archivage des factures électroniques. Il convient de choisir celle qui correspond le mieux aux besoins et aux contraintes spécifiques de chaque entreprise.
- Mettre en place une gestion rigoureuse des données : avec la dématérialisation des factures, il devient crucial de veiller à la qualité et à l’intégrité des informations saisies dans le système informatique. Cela implique notamment d’établir des procédures claires pour la collecte, le traitement et le contrôle des données.
- Former les collaborateurs concernés : le passage à la facturation électronique nécessite une montée en compétences du personnel en charge de la gestion des factures, tant sur le plan technique que réglementaire. Il est donc important d’accompagner les employés dans cette transition et de leur proposer des formations adaptées.
- Anticiper les évolutions légales : la législation en matière de facturation électronique étant amenée à évoluer, il convient de rester informé des nouveaux textes et des obligations qui en découlent, afin d’adapter en conséquence les processus internes de l’entreprise.
En somme, l’obligation de la facturation électronique représente un enjeu majeur pour les entreprises françaises, qui doivent se préparer dès à présent à franchir ce cap. Au-delà des contraintes qu’elle impose, cette réforme offre également l’opportunité de moderniser et d’optimiser la gestion des factures, tout en contribuant à une meilleure traçabilité des transactions et à une plus grande efficacité administrative.